Onboarding på distans, hur funkar det?

Onboarding på distans.

Axis har idag 3 500 medarbetare och den globala tillväxtresan fortsätter med många nya medarbetare varje år. Vi har frågat Louise Dolck Strömberg, HR Director på Axis, om hur deras onboardingprocess anpassats när fler och fler jobbar remote.

Hur har er introduktionsprocess förändrats jämfört med innan Corona?
Mer är digitalt och vi har fler lokala anpassningar. I Sverige jobbar vi på olika schema där målet är att vi inte ska vara mer än 50% på kontoret och har därför kunnat genomföra fysiska introduktioner som vanligt. De länder som har haft lockdowns har varit hänvisade till enbart digitala möten, vilket inte är optimalt. Den största skillnaden är att vi inte har kunnat genomföra våra månatliga Introdays. Ca sex månader efter anställning kommer 40-50 nya medarbetare från hela världen till Lund i tre dagar. Detta sker varje månad, Detta har nu skett helt digitalt, med färre deltagare åt gången, uppdelat i fyra halvdagar. Tyvärr har vi fått göra avkall på alla sociala aktiviteter där man möts fysiskt.

Det måste vara svårt att förmedla företagskulturen, själva oljan i maskineriet?
Det är en klar utmaning eftersom vår kultur bygger på mötet, att träffas och umgås. Vår heliga morgonfika har delvis genomförts digitalt. Vi tänker mycket på hur vi ska bibehålla vår kultur när vi inte längre kan samla alla. Därför har vi bildat en kulturgrupp som aktivt letar kreativa lösningar och nya vägar framåt. Internationellt är det ännu knepigare, men vi litar på alla våra medarbetare som redan är förankrade i Axis-kulturen. Redan vid anställningsintervjuerna lägger vi stort fokus på att kvalitetssäkra rätt värderingar.

Hur har ledarskapet påverkats?
Ledarskapet blir svårare på distans. Vi förespråkar walk-and-talks samt extra tid för feedback och avstämning. Det handlar faktiskt inte om social utan om fysisk distansering, det är en stor skillnad! Våra chefer måste också bli mer förlåtande, acceptera att det tar längre tid att onboarda och att bygga relationer. Vi uppmanar också till en luftigare mötesstruktur, där mötena inte ligger kloss i kloss och vi planerar in fikapauser. Digitala möten kräver ännu mer luft än fysiska.

Men hur motiverar ni de som jobbar hemma?
Via mycket och regelbunden digital kontakt. Kontinuiteten är viktig för att medarbetare ska bli sedda och bekräftade. Vad är viktigt för dig just nu? Vilka hjälpmedel behöver du för att kunna jobba hemma? Vi uppmanar också fler att ge sig ut i naturen. Som ledare måste man vara trygg och våga släppa kontroll och ha tillit. Jag tror på frihet under ansvar och ser distansledarskapet som ett viktigt led i att driva på ett modernare ledarskap.

Vilka har varit de största utmaningarna?
Att leda olika personligheter i en pandemi. Vi reagerar så olika, några ligger och skakar under täcket och andra lever på som vanligt. Båda grupperna blir mindre glada över våra beslut då det inte är svart eller vitt. Det är lätt att falla för populism, ”oj nu testar det företaget för antikroppar...måste vi också göra”, men vi har valt att följa Folkhälsomyndigheten och deras experter och rekommendationerna på varje lokal marknad.

Innovation händer än så länge inte på Teams. Och det är en utmaning att motivera medarbetare att känna glädje att “gå till jobbet” när de inte får träffa sina kollegor. Vi kan se att de som är lockdownade ser tröttare ut och vill inget hellre än till sin arbetsplats.

Jag får ofta höra ”HR kan väl detta” (skratt), men vi får inte glömma att ingen av oss har hanterat en liknande pandemi förut. Därför måste vi redan nu börja formulera lessons learned inför liknande situationer i framtiden.

Vilka fördelar ser du?
Vi är effektivare och har blivit bättre på att formulera budskap. Digitala möten kräver färre powerpointbilder, mindre upprepning och större interaktivitet. Tidigare ”var det jobbigt” om någon skulle ansluta till ett möte digitalt, nu är det en självklarhet. Vi har snabbt fått nya vanor och våra medarbetare har dessutom fått ett bättre livspussel.

Dina främsta tips för att lyckas att onboarda nya medarbetare framöver.
Kombinera en digital och fysisk process.
Låt saker få ta längre tid.
Var närvarande även med skärm, uppmärksamma och bekräfta.
.